De digitale-tachograaf is de opvolger van de alom bekende tachograaf met papieren schijven.
Het bedrijf vraagt de kaart(en) aan, zowel de chauffeurskaart, de bedrijfskaart als de werkplaatskaart. Dit gebeurde bij de Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW). Kosten worden betaald door het bedrijf.
Naast bovenstaande 3 kaarten is er ook nog een controlekaart voor de controlerende instanties.

     Als Uw kaart gestolen, verloren of defect is, kunt op de site van Kiwa Register het betreffende webformulier invullen. Of U neemt telefonisch contact op via (0031) 070-4144888.
Verlopen kaarten dient U opnieuw via deze site aan te vragen. Verlenging is NIET mogelijk!

     De verplichte invoering van de digitale-tachograaf vindt plaats in mei 2006.
De Europese Commissie heeft recent aangegeven dat zij vast houdt aan deze datum en dat lid-staten die in mei nog niet klaar zijn voor de invoering van de digitale tachograaf strafbaar zullen zijn.
     In de praktijk betekent dit dat nieuwe vrachtwagens en bussen die vanaf mei geregistreerd zijn en niet met een digitale-tachograaf zijn uitgerust, op elk moment kunnen worden tegengehouden en strafbaar zijn. Bestuurders die niet in het bezit zijn van een chauffeurskaart of er geen gebruik van maken, kunnen gerechtelijk worden vervolgd. In Nederland worden de digitale tachografen ingebouwd en zijn de kaarten sinds begin 2005 verkrijgbaar.

     Nieuwe bussen en vrachtauto's moeten uiterlijk 1 mei 2006 voorzien zijn van een officieel erkende digitale-tachograaf.
Dit zijn: bussen die meer dan acht personen vervoeren, de bestuurder niet meegerekend en vrachtauto's inclusief aanhangers, waarvan het toegestane maximumgewicht (eigen gewicht plus het maximale laadvermogen) meer is dan 3.500 kilo.

     Als vervoerder mag u, zodra er officieel erkende apparaten op de markt beschikbaar zijn, vrijwillig een digitale-tachograaf installeren in bestaande voertuigen. Dit is niet verplicht, ook niet na de invoeringsdatum, tenzij uw analoge tachograaf kapot gaat.

     Gaat na de invoeringsdatum een analoge tachograaf in een bus of vrachtwagen in zijn geheel kapot, dan geldt het volgende:
Is het voertuig vóór 1 januari 1996 geregistreerd, dan mag de kapotte tachograaf worden vervangen door een analoge of digitale-tachograaf.
Bij vrachtwagens met een maximumgewicht van meer dan 12 ton en bussen met een maximumgewicht van meer dan 10 ton, die op of na 1 januari 1996 zijn geregistreerd, is het verplicht de kapotte tachograaf te vervangen door een digitale-tachograaf.
Voor alle overige voertuigen geldt dat de kapotte analoge tachograaf mag worden vervangen door een analoge of digitale-tachograaf.

     De digitale-tachograaf registreert rij- en rusttijden, snelheid, afgelegde afstand, gegevens van de chauffeurskaart en verschillende soorten werkzaamheden. De gegevens worden op twee manieren opgeslagen: in het geheugen van het apparaat en op de chauffeurskaart.
Het apparaat zelf registreert de totaalgegevens van het voertuig van de afgelopen 365 dagen. Na 365 dagen worden de oude gegevens (per dag) overschreven. Ook registreert de digitale-tachograaf de gegevens van de ingevoerde kaarten, foutieve handelingen en pogingen tot fraude.

     Zonder chauffeurskaart mag niet gereden worden in een voertuig dat is uitgerust met een digitale-tachograaf.

• Is persoonsgebonden en moet in het bezit van de chauffeur blijven.
• Is 5 jaar geldig.
• Wordt normaal maar een keer uitgegeven per chauffeur gedurende de geldigheidsperiode (behalve in geval van een beschadigde, verloren, gestolen of defecte kaart).
• Vervangt geen rijbewijs.
• Is een smartcard die alle relevante chauffeursgegevens zoals die worden vereist door de EU-reglementering, waaronder rijtijden en rusttijden, bevat.
• Opslagruimte voor een periode van de laatste 28 werkdagen.
• Is geschikt voor gebruik in alle door de EU goedgekeurde digitale tachografen.
• Wordt uitgegeven door autoriteiten van de lidstaten van de EU.

     In de CAO beroepsgoederenvervoer is afgesproken dat de werkgever de kosten voor de chauffeurskaart betaalt.
Chauffeurs dienen de kaart dan ook persoonlijk af te halen bij het postkantoor. Zij dienen zich te legitimeren met hun rijbewijs.
     Op de chauffeurskaart worden de rij- en rusttijden van de chauffeur geregistreerd. De chauffeurskaart houdt de gegevens bij van tenminste 28 dagen. Deze gegevens worden ook opgeslagen in het geheugen van de digitale-tachograaf en zijn op het display af te lezen. Als de maximale rijtijd bijna is verstreken, klinkt een waarschuwingssignaal.
     U moet uw chauffeurskaart invoeren wanneer u begint te werken (bijvoorbeeld bij het laden/lossen of rijden). Als de chauffeurskaart beschadigd is, niet goed werkt of verloren of gestolen is, moet u aan het eind van de reis de informatie uitprinten die betrekking heeft op de tijden die zijn geregistreerd door de tachograaf, zowel het kaartnummer en de handtekening. In dit specifieke geval moet u zo snel mogelijk een aanvraag indienen voor een nieuwe kaart en mag u niet langer dan 7 werkdagen zonder kaart rijden.
     U moet ook dagelijkse afdrukken maken wanneer u verandert van een voertuig met een analoge tachograaf naar een voertuig met een digitale-tachograaf en omgekeerd. Dit garandeert een volledige registratie (afdrukken en kaarten) van de rijactiviteiten voor de lopende week en laatste werkdag van de vorige week.

     Voor het verkrijgen van een chauffeurskaart dient een Nederlandse chauffeur aan de volgende voorwaarden te voldoen:

• Het bezit van een Nederlands geldig rijbewijs B, C, D, of E.
• Minimaal 185 dagen per jaar woonachtig in Nederland.
• Nog niet in het bezit zijn van geldige chauffeurskaart.

     De chauffeurskaart kunt u aanvragen bij Kiwa Register. Nadat u enkele gegevens waaronder uw rijbewijsnummer heeft verstrekt, krijgt u een aanvraagformulier en factuur thuisgestuurd. Dit formulier dient u volledig in te vullen en te ondertekenen. Daarna stuurt u het formulier met een goedgelijkende pasfoto terug naar Kiwa Register. Als uw aanvraagformulier en het verschuldigde bedrag door Kiwa Register is ontvangen, wordt uw aanvraag in behandeling genomen. Als blijkt dat u recht heeft op de kaart, krijgt u een afhaalbericht thuisgestuurd. U kunt uw kaart afhalen bij het postkantoor bij u in de buurt. Daarbij dient u zich te legitimeren met uw rijbewijs.
     EU-chauffeurs in dienst van een Nederlandse onderneming dienen de chauffeurskaart aan te vragen in het land waar zij woonachtig zijn.
Niet EU-chauffeurs in dienst van een Nederlandse onderneming kunnen ook in Nederland een chauffeurskaart aanvragen in dien zij beschikken over een geldig chauffeursattest.
     Indien een kaart verloren of gestolen is dient dit telefonisch gemeld te worden bij Kiwa Register. Binnen zeven dagen dient een nieuwe kaart aangevraagd te worden; dit geldt ook wanneer een kaart defect is. Voor een nieuwe kaart zijn kostenverbonden. Kiwa Register zal in dit geval binnen vijf werkdagen nadat het vragenformulier en de betaling zijn ontvangen, een nieuwe kaart afgeven.
     Zolang de nieuwe kaart er nog niet is dienen werk-, rij- en rusttijden bijgehouden te worden door de uitdraai uit de digitale-tachograaf. Deze uitdraai dient voorzien te zijn van de naam, rijbewijsnummer en handtekening van de chauffeur.

     Verlenging van de bestuurderskaart.
Geldigheid is 5 jaar. 3 maanden voor de verloopdatum kunt U een aanvraag doen voor verlenging.
Betaald de werkgever, dan gebeurt dit met een 'verzamelaanvraag'. U heeft hierbij het Kamer van Koophandelnummer van Uw werkgever bij nodig. Verder het nummer van Uw geldig rijbewijs, Uw geboorte datum en de Uw adresgegevens zoals is opgenomen in het Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Waarschijnlijk tenovervloede, bij afhalen van Uw nieuwe kaart, Uw oude kaart NIET inleveren, de gegevens moeten immers nog 28 dagen in Uw bezit zijn bij controle!

     Indien de chauffeur afwisselend op een voertuig met een analoge en digitale-tachograaf rijd, dient hij alle gegevens bij zich te hebben die inzicht geven in zijn werkzaamheden van de lopende week en de laatste werkdag van de voorgaande week. Dat wil zeggen:

• de chauffeurskaart.
• de registratiebladen van de dagen waarop met een analoge tachograaf is gereden.
• de print-outs van de dagen dat met een digitale-tachograaf is gereden (voorzien van naam, rijbewijsnummer en handtekening van de chauffeur).

     U moet uw chauffeurskaart invoeren wanneer u begint te werken (bijvoorbeeld bij het laden/uitladen of rijden). Als de chauffeurskaart beschadigd is, niet goed werkt of verloren of gestolen is, moet u aan het eind van de reis de informatie uitprinten die betrekking heeft op de tijden die zijn geregistreerd door de tachograaf, zowel het kaartnummer en de handtekening. In dit specifieke geval moet u zo snel mogelijk een aanvraag indienen voor een nieuwe kaart en mag u niet langer dan 7 werkdagen zonder kaart rijden.
     U moet ook dagelijkse afdrukken maken wanneer u verandert van een voertuig met een analoge tachograaf naar een voertuig met een digitale-tachograaf en omgekeerd. Dit garandeert een volledige registratie (afdrukken en kaarten) van de rijactiviteiten voor de lopende week en laatste werkdag van de vorige week.

     Vanaf de datum van invoering van de digitale-tachograaf (mei 2006) verandert tevens de periode waarover de chauffeur zijn gegevens (zowel digitaal als analoog) bij zich moet hebben. Nu is dit nog de lopende week en de laatste dag van de voorgaande week. Vanaf mei wordt dit de lopende week plus de voorgaande 15 dagen.

• Een bedrijfskaart is een niet-persoonsgebonden kaart voor de ondernemer. Op de bedrijfskaart staan gegevens van het bedrijf.
• Met deze kaart kunnen de gegevens uit de voertuigen gedownload worden.
• De bedrijfskaart is 5 jaar geldig en dient om de bedrijfsspecifieke gegevens in de digitale-tachograaf te beschermen.
• Compatibel met alle digitale tachografen.
• Wordt uitgegeven door autoriteiten van de lidstaten van de EU.

     Rijdt u met bussen of vrachtauto's die uitgerust zijn met een digitale-tachograaf? Dan heeft u als transportondernemer een bedrijfskaart nodig.

     Op de bedrijfskaart staan gegevens van het transportbedrijf. Met de bedrijfskaart is het mogelijk om rij- en rusttijdengegevens uit de verschillende voertuigen te downloaden. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de bedrijfsadministratie. De transportondernemer moet deze gegevens kunnen tonen bij bedrijfscontroles door de inspectiediensten.

• Minimaal elke drie maanden de gegevens uit het interne geheugen archiveren en analyseren.
• De verantwoordelijkheid nemen voor het feit dat uw chauffeurs over een geldige chauffeurspas beschikken als ze rijden met een voertuig dat met een digitale tachograaf is uitgerust.
• Ervoor zorgen dat de chauffeurs een afdruk maken elke keer dat ze overstappen van een voertuig met een digitale-tachograaf naar een voertuig met een analoge tachograaf en ook dat ze een afdruk maken als hun chauffeurskaart niet goed werkt of beschadigd, verloren of gestolen is.
• Minimaal elke drie weken de gegevens van de chauffeurspas kopieren naar de thuisbasis met behulp van de Download Terminal.
• Geregeld de rijtijden, werktijden en rusttijden van de chauffeurspas en het interne geheugen van de digitale-tachograaf evalueren om gepast te reageren als er inbreuken zijn.

     De gegevens van de chauffeurskaart dienen elke 3 weken uitgelezen te worden, het zogenaamde downloaden, en in het bedrijf opgeslagen te worden. De gegevens uit de digitale-tachograaf dienen minimaal een keer per kwartaal gedownload te worden en in het bedrijf opgeslagen te worden.
     Het downloaden van de gegevens kan met een speciale kabel voor de verbinding tussen de tachograaf en de computer of met behulp van een downloadmiddel. Dat kan zijn een speciaal type memorystick of een apparaatje om tijdelijk data op te slaan. De gegevens kunnen hiermee op de computer worden opgeslagen.

     Om voor een bedrijfskaart in aanmerking te komen is inschrijving bij de Kamer van Koophandel verplicht. Het is mogelijk om meerdere kaarten per bedrijf aan te vragen. Met name als uw bedrijf beschikt over meerdere vrachtauto's of autobussen is het handig om over meerdere bedrijfskaarten te beschikken. U kunt maximaal 62 bedrijfskaarten per bedrijf aanvragen.

     Transportondernemers kunnen een bedrijfskaart aanvragen bij Kiwa Register. Nadat u enkele gegevens waaronder uw Kamer van Koophandel nummer heeft verstrekt, krijgt u een aanvraagformulier en factuur toegestuurd. Dit formulier dient u volledig in te vullen en te ondertekenen. Daarna stuurt u het terug naar Kiwa Regeister. Als uw aanvraagformulier en het verschuldigde bedrag door Kiwa Regeister zijn ontvangen, wordt uw aanvraag in behandeling genomen. Als blijkt dat u recht heeft op een bedrijfskaart dan wordt deze u toegestuurd.

     Eigen rijders dienen zowel over een chauffeurskaart als over een bedrijfskaart te beschikken.

     De invoering van de digitale-tachograaf biedt een hele reeks van nieuwe servicemogelijkheden voor erkende ijkcentra, samen met de bestaande kernactiviteiten in verband met tachografen (periodieke inspecties, vervangingen en aanpassingen). Deze mogelijkheden zijn:

• De vereiste dat het registratienummer van een voertuig in de digitale-tachograaf wordt ingevoerd gedurende de ijkprocedure.
• De nieuwe wettelijke vereiste dat de gegevens die in digitale tachografen zijn opgeslagen worden gedownload en gearchiveerd. (Voor defecte eenheden moeten de gegevens worden doorgestuurd naar het betrokken transportbedrijf.)

     Om een digitale-tachograaf te kunnen installeren, te repareren en te ijken heeft u een werkplaatskaart nodig.

     De werkplaatskaart is een kaart waarop de persoonsgegevens van de installateur van controle- en meetapparatuur staan vermeld. Deze kaart is nodig om de digitale tachograaf te installeren, te repareren en te ijken. De werkplaatskaart schakelt de digitale-tachograaf om naar ijkmodus en vormt zo de sleutel tot het kalibreren van de tachograaf. Bij de kaart hoort een pincode ter beveiliging.

• De werkplaatskaart is 1 jaar geldig.
• Wordt met een Pincode beschermd.
• Persoonsgebonden voor de technicus in ijkcentrum.
• Opslag van de ijkactiviteiten met de digitale-tachograaf.
• Compatibel met alle digitale tachografen.
• Wordt alleen uitgereikt aan geautoriseerde technici in door VOSA goedgekeurde ijkcentra.

     Een installateur van controle- en meetapparatuur kan bij Kiwa Register een werkplaatskaart aanvragen wanneer hij voldoet aan de volgende voorwaarden:

• de installateur (ijker) is in het bezit van een installateursdiploma voor de digitale-tachograaf.
• de installateur (ijker) is werkzaam bij een erkende werkplaats.
• de installateur (ijker) is nog niet in het bezit van een geldige werkplaatskaart met dezelfde werkplaats en ijkercombinatie.

     Er moet aan de volgende vereisten worden voldaan om een autorisatie te krijgen om digitale tachografen te ijken:

• Goedgekeurde servicediagnosesystemen voor digitale tachografen.
• Servicetechnici met een opleiding voor digitale tachografen.
• Systemen om gegevens te downloaden en te archiveren.
• Veilige omgeving en procedures om te voldoen aan de vereisten voor de bescherming van gegevens.

     Alle werknemers van erkende ijkcentra die opgeleid zijn tot het juiste niveau kunnen een persoonlijke werkplaatskaart aanvragen bij de betrokken overheden. U kunt een werkplaatskaart aanvragen bij Kiwa Register. Als u een werkplaatskaart aanvraagt, moet u een aantal gegevens waaronder uw diplomanummer en het keuringsinstantienummer van de werkplaats verstrekken. U krijgt vervolgens een aanvraagformulier en een factuur toegestuurd. Het formulier dient u volledig in te vullen en te ondertekenen. Daarna stuurt u het formulier met een goedgelijkende pasfoto terug naar Kiwa Register. Als het aanvraagformulier en het verschuldigde bedrag door Kiwa zijn ontvangen, wordt uw aanvraag in behandeling genomen. Als blijkt dat u recht heeft op de kaart dan ontvangt u een beschikking en een afhaalbericht. U kunt uw kaart afhalen bij een postkantoor bij u in de buurt. Daarbij dient u zich te legitimeren met een paspoort of een ander officieel identiteitsbewijs. De bijbehorende pincode wordt naar uw huisadres gezonden.

     Werkgevers kunnen ook voor meerdere installateurs die voor de onderneming werken tegelijkertijd een werkplaatskaart aanvragen. De betrokken installateurs ontvangen afzonderlijk een aanvraagformulier. De werkgever krijgt een acceptgiro toegestuurd. Uiteraard moet elke installateur voor wie een kaart wordt aangevraagd voldoen aan de voorwaarden die gelden voor een werkplaatskaart.

     De controlekaart is 5 jaar geldig en identificeert de controlebeambte. Hiermee kunnen alle opgeslagen gegevens worden weergegeven, afgedrukt en gedownload.

     Inspecteurs van de Inspectie Verkeer en Waterstaat, de politie en andere opsporingsdiensten krijgen een controlekaart. Met behulp van deze kaart is het mogelijk om de naleving van de de rij- en rusttijden te controleren.
     Dat kan op twee manieren:

• Met de controlekaart zijn de gegevens op de chauffeurskaart af te lezen.
• Met de controlekaart kunnen de gegevens op de digitale-tachograaf opgevraagd worden.

     Vanaf 1 mei 2006 controleert de inspecteur van de Inspectie Verkeer en Waterstaat de naleving van de rij -en rusttijden met behulp van een draagbare computer. Bij een overtreding krijgt de chauffeur de chauffeurskaart terug en volgt later een procesverbaal. De gegevens van de betrokken chauffeur staan dan op de computer van de inspecteur.
     Het kan voorkomen dat een chauffeur achtereenvolgens op een voertuig met een analoge en met een digitale-tachograaf rijdt. In dat geval combineert de inspecteur de gegevens van tachograafschijven én de chauffeurskaart.

     De belangrijkste informatie in een oogopslag:

• Sleutel van de controlebeambte voor toegang tot het interne geheugen van de digitale-tachograaf.
• Slaat de activiteiten van het voertuig op met datum en tijd.
• Compatibel met alle digitale tachografen.
• Wordt uitgegeven door autoriteiten van de lidstaten van de EU.

     Let op! De controlekaart kan alleen worden aangevraagd door een hiervoor aangewezen contactpersoon binnen uw opsporingsdienst. Als inspecteur kunt u dus niet zelf een controlekaart aanvragen.
     De contactpersoon kan de controlekaart aanvragen bij Kiwa Register. Na het sluiten van een overeenkomst door de controle dienst met Kiwa Register, krijgt de dienst een stempel. Elk aanvraagformulier van de betreffende controledienst moet zijn voorzien van een afdruk van dit stempel. Op het formulier dient zowel de naam van de controle-instantie, als de naam van de controleur te worden ingevuld.